El éxito empresarial viene ligado a la elaboración de un presupuesto eficiente, responsable, objetivo, visionario y con criterio propio. Por estas razones debemos ser cuidadosos a la hora de elaborar un presupuesto, a continuación te ofrecemos una metodología sencillas pero eficaz para presupuestar el futuro de su empresa o la cual usted dirige:
A) Factores Internos y Externos que afectan a la Empresa.
Existen diversas formas por las cuales los datos pasados pueden ayudar a planificar los resultados futuros de la empresa. Su uso eficiente permite planificar haciendo una secuencia de la experiencia pasada (tomando en cuenta los factores externos que afectan a la empresa) para mejorar lo sucedido.
El querer aumentar los ingresos o disminuir los costos va a afectar a las operaciones de la entidad de
diversas formas. Algunas actividades deberán incrementarse en tanto que otras van a ir en descenso. Por ejemplo, si en la empresa están disminuyendo las ventas, se tendrá que hacer un estudio de mercado y de los productos para ver cuál es el motivo y, si es necesario, mejorar el proceso técnico para disminuir los costos y aumentar la calidad.
Se debe determinar si los objetivos del departamento de producción son aceptables por el departamento de ventas para resolver las necesidades del cliente. Al mismo tiempo, las operaciones de producción van a dar origen a necesidades de abastecimiento de materiales, equipo, personal requerido, etc. No existe razón alguna para suponer que las actividades se deben realizar siempre y en todos los casos de la misma forma.
Todas las actividades decoro de la empresa suscitan problemas que conciernen a las finanzas, así como a diversas instalaciones de mantenimiento y otros servicios, las que se deben tomar en cuenta para la elaboración del presupuesto.
Existe una necesidad de centralizar la planificación de las diversas partes que componen a la empresa con la finalidad de que los presupuestos de cada departamento tengan congruencia. Para esto es necesario un factor básico al cual puedan remitirse todos los presupuestos.
Para muchas empresas este factor básico de estimación son las ventas, expresadas tanto en unidades monetarias como en unidades físicas, pero en última instancia, el punto de partida siempre dependerá de los objetivos y necesidades de la empresa.
Toda empresa va a tener contacto con el medio ambiente, ya que de caos factores externos incontrolables dependerán muchas decisiones tomadas por la Dirección. Entre los principales tenemos la Inflación; el tipo de cambio, si es que interviene materia prima del extranjero; las tasas de interés; los impuestos; salario mínimo; y las restricciones gubernamentales, geográficas o financieras en las actividades de la empresa. Cabe aclarar que esto no va a afectar igual a todas las empresas.
Se parte de las ventas, ya que dependiendo de éstas, se obtendrán las utilidades, las cuales son el objetivo principal que persiguen las empresas, tomando en cuenta que el mercado es el lugar en donde se juzgan los esfuerzos del negocio, y que los clientes serán quienes digan la última palabra acerca de si compran o no.
Existen situaciones en que la existencia de materiales es el factor básico para proyectar las actividades de la empresa, y las ventas tienen una importancia menor, ya que en tiempos de escasez del material, la empresa puede estar obligada a encontrar sustitutos, a reducir el volumen de sus operaciones, o bien, a dedicarse a otra actividad.
En síntesis, factor básico de estimación que utilice la empresa debe representar la meta central de sus decisiones de operación, a fin de servir como columna vertebral de todo el programa presupuestario.
B) Determinación del Punto de Equilibrio.
Se conoce como punto de equilibrio al vértice en donde el total de costos y gastos son iguales a los ingresos totales. Es muy importante porque representa el momento en que no existe utilidad ni pérdida para la empresa, lo cual permite conocer cuántas unidades se deben vender como mínimo para recuperar los costos y gastos.
También nos puede servir porque a través de éste se pueden analizar los diferentes productos que se fabrican, indicándonos cuáles son los que reportan beneficios, para incrementar o suspender su elaboración y no caer en producciones infructuosas.
Los elementos que intervienen en la determinación del punto de equilibrio son:
-Gastos fijos, que son aquellos que están en función de la capacidad instalada de la empresa, es decir, no dependen de las ventas ni de la producción, como por ejemplo: renta, depreciaciones, impuestos prediales, etc. Permanecen estáticos en su monto en un lapso de tiempo.
-Gastos variables, aquellos que están en función directa con las ventas y la producción y aumentarán o disminuirán dependiendo de éstas, como por ejemplo: materiales, comisiones sobre ventas, energía eléctrica, etc.
En todo sistema presupuestal y para la determinación del punto de equilibrio es indispensable hacer un estudio de los gastos para saber cuáles son fijos y cuáles son variables y separarlos, lo cual además facilita el pronóstico de gastos de acuerdo a los planes futuros.
Como ya dijimos antes, el punto de equilibrio es aquel en donde los ingresos son iguales a los gastos.
Si x = ingresos, y = gastos, al sustituir estas variables en la ecuación de la recta se tiene:
Y = a + bx, g = y
X = a + bg
Despejando a, tenemos a = x - bg, a = (1-b) x
Despejando x,
tenemos: ...... a
....... x = --------------
..................... 1 - b
En donde a es el total de gastos fijos, y b es la contribución marginal, es decir, la relación de los gatos variables sobre las ventas, expresada como sigue:
Ventas - Gastos Variables
................................................... Gastos variables
Contribución Marginal = --------------------------
........... .......................................Ventas
A manera de ejemplo, supongamos que se tienen los siguientes datos:
- Ventas 900,000
- Costos de ventas directo 310,000
- Comisiones sobre ventas 30,000
- Salarios indirectos 60,000
- Papelería y artículos de oficina 15,000
- Seguros y fianzas 12,000
- Depreciación en línea recta 85,000
- Mantenimiento de equipo de trabajo 44,000
- Bonos a ejecutivos 10,000
Primero que nada habrá que distinguir entre los gastos fijos y los gastos variables, de forma que:
Gastos Fijos:
Salario indirecto 60,000
Papelería y artículos de oficina 15,000
Seguros y Fianzas 12,000
Depreciación en línea recta 85,000
Mantenimiento de equipo de trabajo 44,000
Total de gastos fijos 216,000
Gastos Variables:
Costo de ventas directo 310,000
Comisiones sobre ventas 30,000
Bonos a ejecutivos 10.000
Total de gastos variables 350,000
Sustituyendo los datos anteriores en la fórmula tenemos:
Punto de Equilibrio = 216,000 / (1 - 350,000/900,000)
Punto de Equilibrio = $ 353,450 pesos se deben vender para recuperar los costos
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